Seminar nasional BIG DATA yang telah diselenggarakan oleh
UKMF ITC pada hari Kamis tanggal 04 April 2013 berjalan dengan lancar meskipun
persiapan acara yang bisa dibilang kurang matang. Pada rapat-rapat persiapan
sebelum acara dimulai banyak ditemukan kendala seperti kurangnya bantuan
sponsor sehingga dana menjadi minus dari yang dianggarkan, dan juga dari
beberapa panitia yang kurang aktif dikarenakan alasan tertentu membuat susunan
kepanitian terombang-ambing, selain itu konsep acara pun masih mengambang.
Semua masalah tersebut tidak membuat para panitia Seminar Nasional BIG DATA
lantas mundur dan menyerah, akan tetapi masalah-masalah itu justru menguatkan
tekad mereka untuk mensukseskan acara yang berskala nasional tersebut.
Dengan bimbingan dari pengurus harian ITC dan DPO,
akhirnya sedikit demi sedikit masalah teratasi. Pada saat pendaftaran ditutup
jumlah peserta sebanyak 136 orang dengan rincian 96 peserta mendaftar langsung
di stand yang telah disediakan, 5 peserta dari undangan delegasi, dan 35
peserta dari pendaftaran online. Jumlah tersebut benar-benar diluar dugaan
panitia yang awalnya estimasi jumlah peserta tidak sampai melebihi angka 100.
Rabu 03 April 2013, sekitar jam tujuh malam panitia mulai
menata ruangan auditorium untuk persiapan seminar esok harinya. Mulai dari
menata tempat duduk peserta, undangan, dan pemateri, mengatur sound system
beserta LCD, dan memasang banner indoor, serta mematangkan konsep untuk acara
seminar.
Kamis 04 April 2013, sebagian panitia sudah stand by sekitar
jam enam pagi untuk mempersiapkan beberapa hal yang belum disiapkan untuk
menyambut kedatangan peserta seminar nasional BIG DATA. Pada pukul 08.30
sebagian peserta sudah datang. Pada menit-menit selanjutnya peserta lainnya
mulai berdatangan, ada yang langsung menandatangani absensi peserta, ada juga
yang masih dalam proses melunasi biaya seminar, sebelum masuk ruangan peserta
diberikan konsumsi satu kotak roti dan permen serta segelas minuman ringan.